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• carlos2089

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ACTAS CONTRACTUALES – ACTAS ADMINISTRATIVAS. Son documentos formales que se suscriben, de acuerdo a formato preestablecido, en la medida en que avance la obra y que diferencian las distintas etapas de ejecución física de la obra, y sirven de referencia para delimitar lapsos de ejecución y de garantía, se elaboran a fin de dejar constancia de los sucesos que van ocurriendo en la obra. Estas actas son las siguientes: 9.2.1.- ACTA DE INICIO. Constancia que se expide en el momento en que se inicia la obra. Sirve de referencia para controlar el tiempo de ejecución de la obra y sus extensiones o prórrogas. 9.2.2.-ACTA DE PARALIZACIÓN. Constancia que se expide cuando una obra se paraliza, independientemente de las causas que la produjeron. Entre estas causas se pueden mencionar: a) modificaciones del proyectos autorizadas por el Entre Contratante o por situaciones imprevistas durante la ejecución de la obra que ameritan dicha modificación, b) incumplimiento de pagos (por un lapso superior al previsto), que afecten el flujo de caja de la obra, c) incumplimiento de normas técnicas o cualquier cláusula contractual que incida sobre los costos, calidad y tiempo de ejecución previsto, d) causas ajenas a las partes contratantes, tales como desastres naturales o daños causados por terceros. Es necesario, que el Acta de Paralización sea acompañada por un informe emitido tanto por el Ingeniero Residente como por el Ingeniero Inspector, donde se especifiquen las causas que la originaron, a fin de dejar constancia de ello. 9.2.3.-ACTA DE REINICIO. Constancia que se expide cuando la obra ha sufrido una paralización y se reinician los trabajos previstos en la contratación o sus modificaciones, una vez que se hayan subsanado las causas que originaron dicha paralización. Es necesario que previo al reinicio de los trabajos se reprograme o se modifique el cronograma de trabajo. 9.2.4.-ACTA DE TERMINACIÓN. Constancia que se expide una vez finalizada la obra, previo al Acta de Aceptación Provisional o Definitiva, según sea el caso. A partir de la fecha indicada en el Acta de Terminación comienza a contarse el lapso de garantía, durante el cual el Contratista es responsable por el mantenimiento y conservación de la obra; igualmente se inicia el período de responsabilidad decenal. El contratista debe notificar por escrito a la inspección con diez (10) días calendario de anticipación por lo menos, la fecha en que estima que serán terminados los trabajos, a fin de que se deje constancia de dicha terminación, mediante la elaboración del acta correspondiente. Uno de los aspectos resaltantes de la fecha del acta de terminación es el hecho que, de acuerdo a lo establecido en el documento principal del contrato, el lapso de garantía de la obra, incluyendo sus equipos y los servicios que deban prestarse de acuerdo a lo convenido, comenzará a contarse a partir de la misma. Sin embargo, es oportuno resaltar que, en caso de ser requeridas reparaciones o correcciones en la obra, este plazo de garantía será prorrogado de acuerdo al tiempo requerido para realizar dichos arreglos. 9.2.5.-ACTA DE ACEPTACIÓN PROVISIONAL (Título VII, Capítulo II, Art. 91100, CGCO). Constancia que se solicita por escrito al contratante, dentro de los 60 días calendarios de haber firmado el acta de terminación o en el tiempo previsto en el contrato, siempre y cuando en la obra no se encuentren fallas o defectos; o, que de encontrarse, sean previamente subsanados. Esta aceptación está prevista

en los contratos de obras públicas, no obstante puede establecerse en contrataciones de carácter privado. Las Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas prevé un lapso de 90 días para expedir el acta, contados a partir de la solicitud realizada por el Contratista, quien a su vez deberá solicitar la recepción provisional dentro de un lapso de 60 días contados a partir de la fecha del Acta de Terminación, acompañada de: mediciones finales, cuadro demostrativo de cantidades de obra ejecutada, planos de construcción, manuales e instructivos de mantenimiento de equipos incorporados y otros documentos. Una vez revisados estos documentos, dentro de los noventa (90) días calendario siguientes, el Ente Contratante procederá a una revisión general de los trabajos realizados. Una vez comprobado que los mismos han sido ejecutados de acuerdo con lo establecido en el contrato, se procederá a la elaboración del acta de aceptación provisional. Igualmente, en caso de encontrarse fallas o defectos en la obra, el Ente Contratante notificará al Contratista para que este los subsane a sus expensas, luego de lo cual se firmará el acta. Ahora bien, si luego de firmarse el acta de aceptación provisional se encontrasen defectos en la obra o errores en su ejecución que no hubiesen sido detectados con anterioridad, el Contratista debe subsanarlos antes de la recepción definitiva de la obra. Debe señalarse que en la CGCO se indica que el Ente Contratante se reserva el derecho de tomar posesión, cuando lo considere conveniente, de parte o partes de la obra sin haberse efectuado la aceptación provisional (es recomendable levantar un Acta). 9.2.6.- ACTAS DE ENTREGA PARCIAL (de ser necesaria). Son requeridas cuando el Ente Contratante toma posesión de partes de la obra en la medida en que éstas se concluyan o autorice el uso de la obra en su totalidad, antes de culminar la totalidad de la obra o antes de su recepción provisional. En todo caso se debe dejar constancia del estado de la obra, instrucciones de mantenimiento y si existen fallas que deban ser corregidas por el Contratista. En este caso, el Contratista no debería hacerse responsable por daños y/o manipulaciones indebidas de los usuarios de la parte o de la totalidad de la obra que se ha puesto en servicio. Mucho cuidado con este punto, ya que no está muy bien regulado. En caso que el Contratante ponga en servicio parte de las obras culminadas (implicaría su aceptación), antes de la terminación del resto del contrato, es importante generar un Acta sobre tales acciones a efectos de dejar constancia de los lapsos de garantía y responsabilidades de mantenimiento. 9.2.7.- ACTA DE ACEPTACIÓN DEFINITIVA (Título VII, Capítulo IV, Art. 106CGCO). Acta que se expide después de haber transcurrido el lapso de garantía a solicitud escrita del Contratista. Dentro de los 30 días calendarios de haber hecho la solicitud, el contratante hará una inspección a la obra, de estar conforme, procederá a la Recepción Definitiva, siempre y cuando no se encuentren fallas o defectos en la obra, o que de encontrarse, los mismos hayan sido previamente subsanados. El lapso de garantía es el tiempo necesario para comprobar si la obra no presenta defectos y si sus instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente. Después de la firma del Acta de Recepción Definitiva se procederá a la devolución de retenciones de fiel cumplimiento, pagos finales y liberación de garantías o fianzas.

Las CGCO, establecen en el artículo 110, que en el caso que no se produjese dicha respuesta en un plazo de noventa (90) días después de la solicitud, se dará por realizada la recepción definitiva. La Recepción Definitiva de la obra no limita la aplicación del Artículo 1.637 del Código Civil, en donde se establece la responsabilidad del Contratista por los trabajos ejecutados durante un plazo de diez (10) años, durante los cuales éste deberá hacer a sus expensas las reparaciones que se originen por vicios o defectos en la construcción. Si se tratase de vicios del suelo no advertidos en el estudio de suelos correspondiente, la responsabilidad recaerá en la persona natural o jurídica a quien se hubiera contratado dicho estudio. 9.2.8.-ACTAS ADMINISTRATIVAS: Cuando se quiere dejar constancia de algún hecho relevante o cambios sustanciales en la obra, que van mas allá de lo asentado ordinariamente el Diario de Obra, es recomendable “levantar” un documento para dejar constancia de tales acontecimientos, involucrando no solamente al Inspector y Residente, sino también a sus superiores jerárquicos, según sea el caso y según el grado de trascendencia o magnitud de la aprobación o tema tratado. También se suelen realizar actas cuando hay un acontecimiento especial o algún hecho que requiere el compromiso o conocimiento claro de las partes involucradas o aceptación de responsabilidades. 9.3.- PAGOS DE OBRA - VALUACIONES Son los documentos o formatos requeridos para el pago de anticipos, valuaciones de obra ejecutada, variaciones de precios o devolución de retenciones. 9.3.1.- VALUACIÓN DE ANTICIPO CONTRACTUAL. Se refiere al pago del monto del anticipo previsto en el contrato de obra. En los Artículos 53 y 54 de las Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas se establecen los requisitos que debe cumplir el Contratista para este pago: presentación de fianza por dicho monto dentro del lapso de inicio, presentación de la solicitud del pago después de haber iniciado la obra, además del derecho a paralizar los trabajos en caso de no haber recibido el pago en un lapso mayor de 30 días después de haber realizado su solicitud. El Ente Contratante, por su parte está obligado al pago de dicho anticipo dentro del lapso estimado en el contrato, debiendo conceder una prórroga en el lapso de terminación si hubiese demora en dicho pago; la amortización del anticipo se hará en las valuaciones de obra ejecutada. En los contratos del sector privado se procede de manera similar. De no producirse el pago en este plazo, se otorgará una prórroga en la fecha de terminación por igual término al de la demora del pago del anticipo. Si esta demora tiene un atraso mayor a treinta (30) días calendario, el Contratista tendrá derecho a paralizar la obra hasta tanto se realice el pago. La amortización del anticipo concedido hasta su total cancelación se hará mediante deducciones de cada valuación de obra ejecutada, de acuerdo a lo establecido en el contrato. 9.3.2.- VALUACIÓN DE OBRA EJECUTADA. Se refiere a la certificación, revisión, medición y valoración de la obra ejecutada en un lapso determinado, conforme a las normas de ejecución y medición, en los formatos indicados para ello. Para estas valuaciones se debe relacionar únicamente la cantidad de obra realmente ejecutada con sus correspondientes precios unitarios. Esta relación

debe estar acompañada de los soportes técnicos que la sustenten o planillas de medición. También se debe reflejar el movimiento administrativo del contrato para ese período: montos pagados, obra pendiente por relacionar, amortizaciones de anticipos, variaciones del presupuesto, retenciones realizadas y otros. Se suele también certificar las cantidades de obra ejecutada y no relacionadas, igual que las obras adicionales. Este último punto es importante para ambas partes, para el Contratista: queda certificada la obra ejecutada a efectos de su pago posterior, para el Contratante: para determinar la fecha a efectos de reconsideración de precios y estimación de los recursos involucrados. Estas valuaciones deberán ser presentadas al Ingeniero Inspector en forma sucesiva, de modo que los lapsos entre una y otra no sean menores de quince (15) días calendario ni mayores de sesenta (60) días calendario. El Ingeniero Inspector tiene un plazo para la revisión, conformación o devolución de la valuación de ocho (8) días calendario. Una vez conformada la valuación por el Ingeniero Inspector, deberá ser presentada, dentro de los siete (7) días calendario siguientes a la unidad administrativa competente del Ente Contratante, la cual tendrá quince (15) días calendario para su verificación. En caso de requerirse correcciones a la valuación, el Ingeniero Inspector tendrá un nuevo plazo de hasta siete (7) días calendario para la revisión y remisión de la valuación corregida a la citada unidad, la que dispondrá a su vez de hasta siete (7) días calendario para la verificación de las correcciones exigidas. Una vez transcurridos estos plazos, el Ente Contratante deberá efectuar la cancelación de inmediato. De no poder hacerlo, tendrá un plazo de treinta (30) días calendario durante el cual no se causarán intereses moratorios a favor del Contratista. Cuando los pagos de las valuaciones no se hicieren dentro de los sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de su presentación al Ingeniero Inspector, siempre que no hubiere sido rechazada en alguna instancia, el Ente Contratante deberá cancelar intereses al Contratista por concepto de mora (casi nunca se cumple). Es importante destacar que para que proceda el pago de intereses, el monto de la valuación que los origina debe estar debidamente previsto en el presupuesto vigente del Ente Contratante, tomando en cuenta el cronograma de pago vigente elaborado por las partes. Por otra parte, las CGCO establecen que cuando el Ente Contratante incurra en atraso en el pago de valuaciones debidamente conformadas por el Ingeniero Inspector, y este atraso fuese superior a treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de dicha conformación, y siempre que no sufriere devolución posterior por cualquier concepto, el Contratista tendrá derecho a que se le conceda una prórroga en el plazo de ejecución por el mismo tiempo al de la demora en el pago. Igualmente, cuando el retraso sea mayor de sesenta (60) días calendario en el pago de cantidades superiores al diez por ciento (10%) del monto total del contrato más el porcentaje que representa el saldo no amortizado del o de los anticipos otorgados, el Contratista tendrá derecho a paralizar la ejecución de la obra hasta tanto se realice el pago, otorgándose una prórroga automática por el mismo tiempo que duró la paralización. El Contratista deberá notificar la decisión de paralizar la obra por lo menos con siete (7) días calendario de anticipación. 9.3.3.- VALUACIÓN DE VARIACIONES DE PRECIOS. Si el contrato prevé el ajuste de precios por Fórmulas Polinómicas, se deberá verificar la correcta

aplicación de los elementos de dicha fórmula a la Valuación de Obra Ejecutada correspondiente, conforme a lo convenido en el contrato, sus índices y coeficientes de incidencia. En los casos de Reconsideraciones de Precios por Recalculo de los Análisis, se debe verificar que las cantidades relacionadas se corresponden con la Valuación de Obra Ejecutada correspondiente y que los diferenciales de precios unitarios son los aprobados en el Presupuesto Diferencial y que además la valuación de reconsideración presente los recaudos demostrativos. Además se debe reflejar el movimiento administrativo del contrato: montos pagados, obra pendiente por relacionar, amortizaciones de anticipos, variaciones del presupuesto, retenciones realizadas y otros. 9.3.4.- VALUACIÓN DE ANTICIPOS ESPECIALES. Los anticipos especiales son otorgados por el Contratante cuando las características de la obra lo ameriten, adicionalmente al anticipo contractual, por ejemplo, en casos que el Contratista realice una fuerte inversión para la adquisición de insumos o equipos a ser incorporados a la obra. Su tramitación es similar al anticipo contractual y puede solicitarse en cualquier momento 9.3.5.-VALUACIÓN DE DEVOLUCIÓN DE RETENCIÓN DE FIEL CUMPLIMIENTO. Esta Valuación se tramita después de realizada la Aceptación Definitiva de la obra. El monto relacionado debe corresponder al monto total retenido y que la relación administrativa del contrato se corresponda con el cuadro demostrativo de obra ejecutada y que se hayan amortizado la totalidad de los anticipos otorgados. 9.3.6.-ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO: En las Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas (Art. 55), también se prevé el Anticipo Especial Administrado, especialmente utilizado cuando la culminación de una obra o contrato esté previsto posteriormente a la fecha de finalización del período complementario del ejercicio fiscal del Presupuesto Anual, es decir, cuando el lapso de ejecución supera ampliamente al 31 de Diciembre del año fiscal del contrato, para evitar que los recursos paseen a acreencias no prescritas. 9.4.- AJUSTES DE LAPSOS DE EJECUCION DE LA OBRA (DEL CONTRATO) Justificación de prórrogas: A solicitud por escrito del Contratista, el Ente Contratante podrá acordar prórrogas del plazo de ejecución por los lapsos que resultaren justificados por alguna de las siguientes causas: a) Por haberse ordenado la suspensión temporal de los trabajos por causas no imputables al Contratista. b) Por haberse hallado diferencias entre los documentos del contrato y la obra realmente a ejecutar, siempre que estas diferencias supongan un aumento considerable del volumen de la obra a ejecutar. c) Por ser necesario un mayor plazo de ejecución como consecuencia de modificaciones en la obra ordenadas por el Ente Contratante. d) Por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado. e) Por lo establecido en algún artículo de las Condiciones Generales de Contratación. f) Por cualquier otra causa que el Ente Contratante considere justificada. Las solicitudes de prórroga deben ser presentadas a través del Ingeniero Inspector, indicando en ellas el plazo estimado de la misma, y se especificarán las razones que justifiquen su procedencia. Igualmente deberán estar acompañadas del

respectivo programa de trabajo y del cronograma de ejecución de la obra. Cuando sea el caso, el Ente Contratante solicitará al Ingeniero Inspector su opinión detallada de la solicitud presentada. Solamente se dará curso a una solicitud de prórroga si es presentada por lo menos con quince (15) días calendario con antelación a la fecha de terminación de la obra. 9.4.1.- PRÓRROGA DE INICIO. Si existen inconvenientes para dar inicio a la obra en el lapso indicado en el contrato, bien sea por indefiniciones o defectos en el proyecto que además requieran de la reestructuración del programa de trabajo, o por causas ajenas a la voluntad de las partes contratantes, el Ingeniero Residente, en nombre del Contratista, deberá solicitar al Ingeniero Inspector una prórroga de inicio. En el contrato se determinará el procedimiento que debe seguirse para dicha aprobación. 9.4.2.- PRÓRROGA DE TERMINACIÓN. Esta prórroga puede ser otorgada por variación del objeto del contrato, generación de Obras Adicionales, aumentos considerables en las cantidades de obra a ejecutar, causas ajenas a las partes contratantes, incumplimiento del cronograma de pagos por parte del Ente Contratante que hayan afectado el ritmo de ejecución que estaba previsto o cualquier otro motivo que se considere justificado. DESPUÉS DE CONCLUIDA LA OBRA. A.- Mediciones Finales y Cierre Administrativo del Contrato. El Ingeniero Residente y el Ingeniero Inspector deben hacer una revisión final de las mediciones y verificar las cantidades de obra relacionadas a través de cada una de las valuaciones pagadas o pendientes por tramitar; para proceder a totalizarlas y elaborar el Cuadro Demostrativo de Obra Ejecutada (Cuadro de Cierre), donde se refleja el Presupuesto de Obra Original y su variación respecto a Aumentos, Disminuciones, Obras Adicionales (se genera el presupuesto modificado) e Incrementos de Precios, si el contrato contempló la Reconsideración de Precios. Adicionalmente se debe elaborar un informe final donde se indique un resumen administrativo de la contratación: relación de amortización de anticipos y retenciones, pagos por variaciones de precios, obras adicionales y aumentos. A.- Firma del Actas de Aceptación Provisional (Artículo 91 al 100 -CGCO): solicitada por el contratista en un lapso de 60 días luego del Acta de Terminación. Debe venir acompañada de a.1- Mediciones finales y del cuadro de cierre en formatos del Ente contratante a.2.- Planos de Construcción. La empresa debe elaborar y entregar los planos definitivos de construcción al Inspector para su revisión y remisión al Contratante. Dichos planos deben contener las modificaciones o anexos que se hubieran hecho al proyecto original y deben ser entregados para poder efectuar la Aceptación Provisional, de acuerdo al Artículo 91 de las CGCO a.3- Constancia de la no existencia de explosivos, en el caso de haberlos utilizado a.4.- Especificaciones de los equipos incorporados a la obra a.5 Las constancias de garantía (El lapso de garantía de acuerdo a los artículos 101 al 105 de las CGCO) B.- Firma del Acta de Recepción Definitiva (Artículos 106 al 111 de las CGCO). Luego de haberse cumplido el lapso de garantía, de acuerdo con los lapsos previstos en el contrato (Generalmente 180 días), se firman estas actas, previa verificación de las condiciones exigidas, y si es el caso, se hayan subsanado las observaciones

realizadas después de la terminación de la obra y durante el transcurso de estos lapsos. El Contratante procederá a la recepción en un lapso de hasta 30 días, luego de la solicitud B.- Revisión periódica de la obra culminada en el lapso de garantía. Para constatar que no existen fallas o defectos, el Ingeniero Inspector y el Ingeniero Residente deben hacer revisiones periódicas a la obra, preferiblemente en conjunto. En caso de presentarse fallas imputables al Contratista, subsanarlos en el tiempo prudencial, antes del vencimiento del lapso de garantía.

FUNCIONES OBRAS

GENERALES

DE

LA

INSPECCIÓN

DE

1) Conocer a cabalidad sus funciones y el contrato de la obra que inspecciona. 2) Ejercer directamente en el lugar de la obra y en forma continua la inspección de todas las etapas de la construcción donde sea responsable. 3) Conocer las Condiciones Generales (O particulares) de Contratación de Obras y demás aspectos legales vinculados con el proceso de ejecución de obras. 4) Estudiar y conocer a cabalidad los planos y especificaciones de la obra, y comunicar y solicitar autorización para efectuar cualquier modificación al proyecto, coordinando con el proyectista de la misma y con el Organismo Ejecutor estas modificaciones al proyecto. 5) Solucionar cualquier diferencia de interpretación de los planos y especificaciones que se presente antes ydurante la ejecución de la obra. 6) Verificar en el sitio de la obra la factibilidad de llevar a cabo lo indicado en los planos. 7) Verificar que se obtengan o dispongan de los permisos correspondientes. Determinar el alcance de las responsabilidades del personal subalterno, coordinar y supervisar sus relaciones con la Empresa Contratista o con otras entidades relacionadas. 8) Analizar conjuntamente con la Empresa Contratista los programas de trabajo. 9) Supervisar la calidad de los materiales que se utilicen en la obra, realizando los ensayos necesarios para su certificación, así como de los equipos y la tecnología que el Contratista utilizará en la obra. 10) Llevar informes periódicos del progreso y calidad de la obra, contentivos de todos los aspectos resaltantes ocurridos en el período evaluado. Igualmente, enviar informes especiales cuando así se requieran. 11) Informar por escrito al Contratista con la debida antelación de cualquier modificación en los planos o especificaciones. 12) Coordinar las diferentes actividades cuando hayan varios contratos o frentes de trabajo en una misma obra. 13) Evaluar las obras ejecutadas por el Contratista y avalar las valuaciones presentadas si están de acuerdo con lo establecido en el contrato, especificaciones y mediciones de campo de las partidas ejecutadas. 14) Evitar en lo posible que terceros sean afectados o sufran daños en sus propiedades como consecuencia de la ejecución de la obra.

15) Atender a terceros que sean afectados a causa de las obras en ejecución, y notificar al Organismo Ejecutor de la situación presentada. 16) Velar porque los acuerdos suscritos entre el Organismo Ejecutor y terceros sean cumplidos en relación a la ejecución de la obra. 17) Notificar a los Organismos competentes en aquellos casos que deban producirse interrupciones de servicios públicos, y establecer acuerdos con las autoridades respectivas a fin de tratar que las molestias sean mínimas y que se coloquen los señalamientos necesarios. 18) Velar porque la Empresa Contratista y su personal cumplan rigurosamente con las normas de Seguridad e Higiene Industrial en el trabajo, tanto para los trabajadores como para terceros. 19) Representar y defender los intereses del Organismo Ejecutor en general, y en particular en lo que se refiere a responsabilidades legales que pudiesen surgir a consecuencia de la ejecución de los trabajos. 20) Informarse y atender a las relaciones que deban mantenerse por razones de la obra, con autoridades de entes públicos o privados. 21) Velar porque su personal cumpla con las normas de ética, procedimientos administrativos y especificaciones técnicas. 22) Abrir, simultáneamente con la firma del acta de inicio, el diario de obra, y anotar en éste todas las observaciones y aspectos resaltantes que ocurran durante el desarrollo de los trabajos, cuidando y resguardando dicho libro 23) Verificar que la organización funcional de la obra, métodos de trabajo y equipos empleados por la Empresa Contratista, están acordes con la buena práctica de la ingeniería y con lo estipulado en el contrato. 24) Revisar, conformar (si son procedentes) y tramitar las actas, presupuestos, valuaciones, prórrogas, justificaciones y en general toda la documentación que se deriven de la ejecución e inspección de la obra, Incluyendo las observaciones y solicitudes que formule la Empresa Contratista. 25) Prestar colaboración a las demás dependencias del Organismo Ejecutor en el desarrollo de sus funciones. 26) Recibir en la obra a visitantes autorizados e informarles sobre el desarrollo de los trabajos. 27) Cualquier otra que a su juicio beneficie el desarrollo de la obra. Estas funciones serán vistas detalladamente en las siguientes secciones, conjuntamente con las funciones del Ingeniero Residente.