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LA ENCUADERNADORA S.A.

Karla Vaneza Duran Erazo Cristian Mauricio Martínez Lesmes Diana Karolina Rojas Cortes Andrea Plested Salazar Katty Janeth Martínez Peinado Politécnico Grancolombiano

Tutor Oscar Javier Parra Ortega

Compras y Aprovisionamiento Tecnología en logística Bogotá, 2017

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2 1.

2.

3.

CONTENIDO INTRODUCCIÓN....................................................................................................................3 1.1.

OBJETIVO PRINCIPAL...............................................................................................3

1.2.

JUSTIFICACIÓN...........................................................................................................4

1.3.

METODOLOGÍA...........................................................................................................5

1.4.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN.........................................................................6

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN..............................8 2.1.

Alternativas construidas.................................................................................................8

2.2.

Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa...................................9

RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES.....................................................................11 3.1.

RECOMENDACIÓN PARA LA EMPRESA.............................................................11

3.2.

CONCLUSIONES.........................................................................................................11

BIBLIOGRAFÍA13

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1. INTRODUCCIÓN

Alrededor del mundo, la importancia del proceso de compras y aprovisionamiento dentro de cualquier empresa, asegura y garantiza un buen desempeño de la organización respondiendo a los clientes con altos estándares de calidad, la responsabilidad de comprar y abastecerse a tiempo de materias primas, posiciona como competitivo el negocio, fallar en esto, sin duda representara la pérdida de clientes y hasta la quiebra.“El que bien, compra bien vende” pues lo que buscamos se resume en buscar buenos precios, y obtener un cliente satisfecho.Dentro del siguiente trabajo analizaremos una solución propuesta en el caso de la encuadernadora s.a., planteando como mitigar la situación presentada.

1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar y plantear una solución exitosa a la problemática de la compañía Encuadernadora S.A, aplicando una metodología adecuada que permita encontrar la solución a la problemática de abastecimiento, producción y comercialización.

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4 1.2. JUSTIFICACIÓN

Según como nos muestra la problemática de la encuadernadora S.A., por la situación de desabastecimiento que esta pronta a pasar, el análisis de las decisiones de compras y almacenamiento nos ayuda a realizar un diagnóstico e implementar una estrategia de tal forma que no se vea afectada la empresa; buscar alternativas para conseguir la materia prima y lograr que el paro al que entro su proveedor no afecte la producción, distribución y el cumplimiento a los clientes. Por tanto, compras y almacenamiento es la clave en la solución de este caso ya que es una de las tareas más importantes en la cadena de suministros, nos ayuda a definir la gestión del aprovisionamiento, a identificar las necesidades, elegir las fuentes de suministro y por último la negociación y contratación; todo esto debe estar basado en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado.

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5 1.3. METODOLOGÍA

Para poder empezar debemos hacer un estudio del caso, revisar la informacion que se nos brinda, analizando el orden y que importancia tienen los hechos, para asi identificar como podemos comenzar y como podemos diseñar estrategias que aporten a la empresa una mejora a su situacion, y la solucion a la problemática. Debemos identificar los problemas, las causas y como tal las consecuencias.Principalmente la empresa debe analizar cual es la situacion actual y ovbiamente por el caso, la de sus proveedores. 

Tomar la decisión si se debe continuar o no durante esta epoca de crisis.



Identificar mas proveedores y sobretodo tener buena relacion con el principal proveedor.



Se debe realizar un estudio del inventario para determinar cuanto puede durar las existencias.



Tratar de persuadir a los empresarios cañeros de no continuar con el paro.



Buscar la forma de importar fribra de caña de azucar. Proveedores de fuera del pais.



Trabajar a media marcha.



Considerar ser parte del paro, ya que en la epoca de crisis muchos son lo afectados, en esta caso la empresa tambien hace parte de ellos.

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6 1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

La Encuadernadora S.A. Es una empresa dedicada al diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar, para estudiantes de diferentes niveles escolares o niveles educativos; las materias primas que utilizan son el cartón y el papel en un 10% y 80% respectivamente sobre un costo final de los productos. Su principal proveedor es la empresa Papelitos S.A la cual utiliza como materia prima las fibras de cañas de azúcar (Bagazo de caña) que es un subproducto de la industria azucarera, suministrado por los ingenios de la región. Los trabajadores que prestaban servicios al ingenio azucarero de la región (valle del cauca, Risaralda y Cauca) cansados de subcontrataciones por medio de cooperativas, bajos salarios, excesos de jornadas laborales y negación de sus derechos laborales fueron los causantes para que entraran a paro los ingenios azucareros: Mi Cañita, Santa Clara, Dulce sabor, Marujita y Azuquítar. Asocaña y las autoridades se vieron obligados a declarar el paro nacional, debido a la negativa de buscar soluciones al pliego de peticiones de los diferentes sindicatos. El cese de actividades en el sector azucarero afectaba directamente a la encuadernadora S.A, su proveedor más importante tiene como principal materia prima el bagazo de caña; esto puede afectar de manera significativa a la empresa. El área de planeación tenía la revisión de los pronósticos y los pedidos en contraste con los planes de ocupación de la planta y los

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7 niveles de inventarios requeridos para atender la demanda, sin embargo se podrían presentar necesidades de abastecimiento de papel y la programación de ocupación dentro de los próximos 2 meses, esta situación alerta al área de planeación y compras; se realiza una reunión de carácter urgente con el proveedor y gerente de SCM. Obteniendo como respuesta de Papelitos S.A que aún no ha parado la planta, uno de sus molinos no fue afectado por el paro, tiene en su inventario o stock para abastecer a la empresa Encuadernadora S.A por 15 días; pero el molino dos que está en funcionamiento no abastece en su totalidad la demanda de la empresa. Si el paro no se levanta en esos 15 días y se extiende la producción seria afectada, colocando en crisis la mejor temporada del año. No satisfechos con la respuesta de su proveedor, se realiza una junta de alta gerencia para buscar posibles alternativas o soluciones preventivas y evitar ser afectados por el desabastecimiento de Papelitos S.A, dentro de las alternativas propuestas esta comprar materia prima en el exterior, pero los costos son muy elevados, otra opción es comprar productos terminado en Perú que son menos costosos pero de menor calidad esta opción coloca en desventajas a la empresa a nivel de margen con la competencia, lo peor que puede suceder es no sacar los productos al mercado en esta temporada por lo tanto hay que buscar la mejor solución lo más pronto posible antes que las consecuencias sean muy graves.

2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN 2.1. Alternativas construidas

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8 •Hacer uso de la producción restante del primer molino el cual proveería 15días más y usar toda la producción del segundo molino de Papelitos S.A, así el faltante para cumplir con la demanda de la EncuadernadoraS.A se compraría terminada en Perú y no se vería tan afectada la calidad. • Una alternativa seria que el proveedor Papelitos S.A dialogará con Asocaña y las autoridades correspondientes para una posible renegociación de los pliegos de peticiones de los diferentes sindicatos, por el cese de actividades de los trabajadores se ve afectada no solo la Encuadernadora S.A también aspecto económico, social, psicológico, salud de la región y la economía a nivel Nacional. • Realizar una inversión optimizando el molino que se encuentra funcionando, para aumentar la producción, al adquirir maquinaria nueva podemos duplicar mano de obra y rendimiento, claro está sin violentar los derechos laborales, pues lo que menos queremos es que el personal del molino que está operativo, se adhiera al paro. Realizar una inversión optimizando el molino que se encuentra funcionando, para aumentar la producción, al adquirir maquinaria nueva podemos duplicar mano de obra y rendimiento, claro está sin violentar los derechos laborales, pues lo que menos queremos es que el personal del molino que está operativo, se adhiera al paro.

2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa.

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9 Dentro de las tres alternativas propuestas, se identifican los siguientes factores: • Al hacer uso de los insumos que posee la Encuadernadora, los cuales son para aproximadamente 15 días, no se incurre en ningún costo adicional, tampoco se disminuye la nómina de empleados y al tener la opción de hacer el terminado en Perú, que, aunque no es de la misma calidad si es muy superior y permitiría tener los productos terminados a tiempo, esta opción puede llegar a ser hasta un 3% más económica que de la misma producción de terminado en Colombia. Aunque lo único de considerar es el costo del personal adicional. El beneficio esperado con esta alternativa, es no permitir que la competencia gane este terreno que ya la Encuadernadora ha ganado durante años y que los clientes no encuentren como es tradicional los productos con la calidad esperada de dicha firma. • Otra alternativa es que los proveedores envíen a los gremios azucareros a realizar nuevas negociaciones con los trabajadores que se encuentran en paro, ofrecer mejores garantías para ellos y esperar que se resuelva el paro en los siguientes 15 días. Los beneficios serian que no habría cambios en la producción, ni tampoco en los costos ya que ni los insumos ni los proveedores cambiarían. Lo que sí es de tener muy en cuenta es el riesgo, ya que no se sabe a ciencia cierta si se terminaría el paro antes que se acaben los insumos. • En busca de una solución, no solo para esta ocasión y problema planteado, si no también pensando en el progreso y futuro de la empresa, se plantea la idea de invertir en nueva tecnología, nueva maquinaria que mejore el rendimiento de producción del molino, además de servir como prueba piloto, para posteriormente hacer lo mismo en el otro molino, se optimiza los

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10 tiempos de producción y se puede ver la opción de emplear menos personas, claro está protegiendo los derechos de los trabajadores, los cuales mientas se resuelve la negociación con los sindicalistas ayudan a aumentar la producción. Esto podría ser una alternativa sostenible y a largo plazo y aunque el costo se vea algo elevado, puede hacer parte de la modernización de la misma, los beneficios esperados de momento es la mayor capacidad de producción para resolver el problema, pero el beneficio mayor se verá cuando se normalice la situación y se tenga más capacidad de producción, factor que hará a la empresa más fuerte en el mercado y con más capacidad de producción, lo que para los clientes se traduce a confianza.

3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES 3.1. RECOMENDACIÓN PARA LA EMPRESA

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11 Después de analizar las alternativas encontradas, creemos que la mejor alternativa que puede tener la Encuadernadora, es la de hacer uso de la producción restante del primer molino el cual proveería 15 días más y usar toda la producción del segundo molino de Papelitos S.A, así el faltante para cumplir con la demanda de la Encuadernadora S.A se compraría terminada en Perú y no se vería tan afectada la calidad.

3.2. CONCLUSIONES  Debemos resaltar la importancia del proceso de compras y aprovisionamiento dentro de cualquier empresa, ya que esta asegura y garantiza un buen desempeño de la organización  Como resultado concluimos que La encuadernadora aunque tiene pocas alternativas para salir de la crisis, se tienen varias opciones para lograr salir a flote de la crisis.  Después de analizar, La encuadernadora, depende de los proveedores para el cumplimiento de sus obligaciones, por tanto en un momento de crisis, como lo es el paro del sector del ingenio azucarero. Se requiere tener alternativas y opciones para no dejar ganar ventaja de la competencia.  La crisis del paro, fue un momento crucial para la compañía ya que permitió determinar si estaban preparados con el inventario suficiente,o si se tenía un proveedor alterno.

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12  La responsabilidad de comprar y abastecer a tiempo las materias primas, posiciona como competitivo el negocio, fallar en esto, sin duda representara la pérdida de clientes y hasta puede representar la quiebra de cualquier compañía.  Pudimos determinar que en la comercialización de cualquier producto no solo se involucra la empresa y sus diferentes áreas, sino que también depende de muchos factores externos y uno de los más importantes son los proveedores.

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13 BIBLIOGRAFÍA (2013). CARTILLA GESTION DE PROVEDORES. (2013). CARTILLA TIPOS DE COMPRAS. Cifuentes, M. (2011). RIESGO EN LA GESTIÓN DE PROVEEDORES. Compras y Aprovisionamiento Abastecimiento. (2013). Bogota, Colombia. Compras y Aprovisionamiento EL CICLO DEL ABASTECIMIENTO. (2013). Bogota, Colombia. Compras y Aprovisionamiento ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO. (s.f.). Bogota, Colombia. Compras y Aprovisionamiento GESTIÓN DE INVENTARIOS. (2013). Bogota, Colombia. Compras y Aprovisionamiento La funcion de la Compra. (2013). Bogota, Colombia. Compras y Aprovisionamiento Origen de la Funcion de la Compra. (s.f.). Bogota, Colombia. Compras y Aprovisionamiento PROCESO DE COMPRAS. (2013). Bogota, Colombia. Maldonado, F. J. (12 de Junio de 2016). Word.- citas y referencias bibliográficas en APA 6ta edición. Obtenido de you tube: https://www.youtube.com/watch?v=FzYzQcLrJ0M MARTÍNEZ, R. R. (s.f.). PROCESO DE BÚSQUEDA DE PROVEEDORES. LOGISTIC ONLINE. Ospina, O., Perez, J., & Guillermo., J. (2008). La encuadernadora. Cali, Colombia. Valencia, Y. (19 de 08 de 2016). Tutorial 1 Verdaderas Normas APA en Word 2017 -Páginas, márgenes, letra, paginación, portada . Obtenido de You tube: https://www.youtube.com/watch? v=wSC7Z1kzHE