Cuentas y Documentos Por Cobrar

Cuentas por cobrar: En las cuentas por cobrar se registran los aumentos y las disminuciones derivadas de la venta por di

Views 165 Downloads 0 File size 171KB

Report DMCA / Copyright

DOWNLOAD FILE

Recommend stories

Citation preview

Cuentas por cobrar: En las cuentas por cobrar se registran los aumentos y las disminuciones derivadas de la venta por distintos conceptos tanto a mercancías como a prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existen programas para llevar a cabo las operaciones. Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho exigible que tiene la entidad donde puede exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

Clasificación de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: corto plazo y a largo plazo. Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año. Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Patrimonial como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Pueden sub clasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son: 1- A cargo de clientes. 2- A cargo de otros deudores. El proceso de cuentas por cobrar 1-

Facturación.

2-

Pagos.

3-

Nota de Crédito.

4-

Cuentas Incobrables.

Facturación Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente. Pagos:

Es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobro será auditado.

Auditoria de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por ello que, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las *Cuentas por Cobrar* el auditor establecerá los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponden.

Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar 1- Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas. 2- Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). 3- Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y a demás si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. 4- Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. 5- Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable. Procedimientos de la auditoría de cuentas por cobrar Con el análisis de crédito se obtiene una recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Contactar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. Procedimientos 1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. 2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, Yolanda Colón , domicilio particular y laboral. 5. Comprobar la validez de los documentos, o sea, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y sellos, ante un notario. 6. Examinar las facturas de clientes, al igual que otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar. 7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas. Respecto a los Deudores Incobrables. 1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos. 3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables. 4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.

Control Interno de Cuentas por Cobrar Estos documentos deber ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. También estos documentos deber der ser registrados detalladamente, y conciliar cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta de control. La antigüedad de los saldos deber ser revisada periódicamente por un empleado. Las labores del encargado de cuentas por cobrar deben ser

independiente de: • Todas las funciones de efectivo • Verificación de facturas y notas de crédito • Pases a cuenta control • Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos Procedimiento de control interno de las cuentas por cobrar. Se considera que puede clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de ventas. Los cuales se detallan a continuación: Procedimientos administrativos Se menciona en los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes: Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las ctas por cobrar. • Debe llevar un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas. • Las notas de crédito siempre deben de estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable. • Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Procedimientos contables Se considera que deben aplicarse como procedimientos contables los siguientes: • Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar. • Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados periódicamente. • Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.

Métodos para contabilizar las cuentas incobrables Existen dos métodos para contabilidad las cuentas incobrables:



el método de cancelación directa que es aceptado para fines fiscales pero no por las normas contables, y



el método de estimación de cuentas incobrables que es aceptado por las normas contables pero no es válido para fines fiscales.

Método de cancelación directa Se registra al reconocer que una cuenta es incobrable:

Debe

Gastos por cuentas incobrables

Haber

$115.00

Cuentas por cobrar - Pedro Pérez

$115.00

Aunque este método es más simple, debe evitarse porque viola el postulado de asociación de costos y gastos con ingresos que exige que los gastos se identifiquen con los ingresos que los originaron. El quebranto por una cuenta incobrable resulta de un error de juicio al conceder el crédito al cliente. Consecuentemente, el gasto por cuentas incobrables ocurre en el momento mismo que la venta a crédito es efectuada, aunque el conocimiento de la incobrabilidad se tenga mucho después. Si el quebranto se registra hasta que se conoce, es probable que el gasto no se reconozca en el mismo periodo del ingreso que lo originó. El método de cancelación directa podría ser usado cuando no se afecte el concepto de importancia relativa. Por ejemplo, en una empresa cuyas ventas sean principalmente en efectivo y que el importe de las cuentas incobrables no sea significativo.

Método de estimación de cuentas incobrables Bajo este método, se efectúa una estimación de las cuentas incobrables correspondientes a las ventas del periodo contable. Ventajas: 

La pérdida estimada se carga en el periodo del ingreso que la origina.



Las cuentas por cobrar aparecen en el balance general a su valor estimado de realización.

Estimación de cuentas incobrables

Al final de cada periodo se crea un ajuste para la estimación de cuentas incobrables:

Debe

Gastos por cuentas incobrables

Haber

$115.00

Estimación de cuentas incobrables

$115.00

Este asiento de ajuste reduce el importe de las cuentas por cobrar a su valor realizable estimado. Note que sin embargo, el abono es a la cuenta complementaria "Reserva para cuentas malas" y no directamente a las "Cuentas por cobrar". La cantidad de cuentas incobrables puede ser estimada con base en la experiencia, pero en la fecha del ajuste no se sabe quienes serán los clientes precisos que no pagarán.

Cancelación de una cuenta incobrable (con el método de estimación) Cuando se tiene la certeza que una cuenta específica no podrá ser cobrada, se cancela contra la "Reserva para cuentas malas":

Debe

Estimación de cuentas incobrables

Haber

$115.00

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez

$115.00

Observaciones 

Aunque las cuentas incobrables son un gasto por vender a crédito, se carga a la "Reserva para cuentas malas" en lugar de cargar a una cuenta de gasto porque el gasto ya fue considerado antes. Ver: Estimación de cuentas incobrables.



No se afecta el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar. Por ejemplo, suponga que las cuentas por cobrar eran $ 200,000.00, que la "Reserva para cuentas malas" era de $ 15,000.00 y que se canceló por incobrable una cuenta de $ 1,000.00

Antes

Después

Cuentas por cobrar

200,000

199,000

15,000

14,000

185,000

185,000

Menos: Estimación de cuentas incobrables

Valor realizable estimado

Recuperación de una cuenta incobrable cancelada Cuando se recupera el pago total o parcial de una cuenta previamente cancelada como incobrable, el asiento se revierte dependiendo del método utilizado. 

Si se usa el método de cancelación directa, el asiento es:

Debe

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez

$115.00

Gastos por cuentas incobrables



$115.00

Si se utiliza el método de estimación, el asiento es:

Debe

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez

Haber

$115.00

Estimación de cuentas incobrables



Haber

$115.00

En ambos casos se registra el cobro así:

Debe

Haber

Efectivo

$115.00

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez

$115.00

Corrección de la estimación de cuentas incobrables Por mucho cuidado que tenga al calcular la "Estimación de cuentas incobrables" pueden haber errores de juicio. Con frecuencia ocurren cambios no previsibles en las condiciones del negocio o de la economía en general que alteran la factibilidad de recuperar la cuentas por cobrar. En tales casos, debe ajustarse la "Estimación de cuentas incobrables". 

Para aumentar la "Estimación de cuentas incobrables":

Debe

Gastos por cuentas incobrables, o Utilidades retenidas (*)

$115.00

Estimación de cuentas incobrables



Haber

$115.00

Para disminuir la "Estimación de cuentas incobrables":

Debe

Estimación de cuentas incobrables

Gastos por cuentas incobrables, o Utilidades retenidas (*)

Haber

$115.00

$115.00

(*) Se utiliza la cuenta "Utilidades retenidas" cuando se pretende corregir el efecto causado por los "Gastos por cuentas incobrables" en ejercicios anteriores.